Elektronischer Bewerbungs- Zulassungs- und Immatrikulationsprozess

Durch die Einführung der elektronischen Studierendenakte wird der Bewerbungs- und Immatrikulationsprozess für Studieninteressierte an der Universität Göttingen auf einen elektronischen Prozess umgestellt, so dass beispielsweise die Bewerbungs- und Immatrikulationsdokumente nicht mehr papierbasiert vorgehalten, sondern digital vom Studieninteressierten eingereicht werden können. Gleiches gilt für die Dokumente, welche Seitens der Sachbearbeitung an den Bewerber ausgegeben werden. Die Bewerberinnen und Bewerber können ihren Bescheid über Zulassung oder Ablehnung elektronisch einsehen, was zu einer schnelleren Übermittlung des Bewerbungsergebnisses führt. Die Studieninteressierten erhalten automatisiert versendete Erinnerungsmails bei noch nicht eingereichten Pflichtdokumenten. Die Sachbearbeiter werden, ebenfalls automatisiert, erst an der Stelle über den Eingang eines Bewerbung- bzw. Immatrikulationsantrags informiert, an welcher sie tätig werden müssen. Eine ständige Überprüfung des Vorhandenseins der minimal benötigten Bewerbungs- und Immatrikulationsdokumente fällt dementsprechend weg, was u.a. zu einer Verringerung der Anzahl ineffizienter Arbeitsschritte führt. Ebenfalls wird der Service und die Kommunikation an die Studieninteressierten verbessert und die Bearbeitung für die Sachbearbeiter optimiert.

Alle während eines Bewerbungs- und Immatrikulationsprozesses anfallenden Dokumente, inklusive E-Mail-Verkehr, landen in einer elektronischen Bewerberakte. Bei erfolgreicher Immatrikulation wird diese in die elektronische Studierendenakte des neuen Studierendenen der Universität Göttingen überführt.

Startdatum für die Einführung der elektronischen Bewerberakte war der 01.12.2015, beginnend mit Bewerbungen der Bildungsinländer auf das erste Fachsemester grundständiger Studiengänge. Nach nur 1 1/2 Jahren wurde bereits für alle Bewerbungen auf grundständige Studiengänge, also auch für Nicht-Bildungsinländer und auf höhere Fachsemester sowie Zwei-Fächer-Bachelor, der vollständig elektronische Prozess verwendet.

Auch bei den Bewerbungen auf einen Studienplatz der Masterstudiengänge, welche dezentral bei den Fakultäten eingehen und bearbeitet werden, wird derzeit bereits bei den ersten Fakultäten ein elektronischer Prozess im Rahmen der Einführung der elektronischen Studierendenakte verwendet. Dies soll in den kommenden Jahren auf weitere Fakultäten ausgeweitet werden.