Form for booking rooms

Das Veranstaltungsmanagement an der Universität Göttingen ist in drei Bereiche aufgeteilt (zuständige Stellen). Nach terminlicher Abstimmung können wir Ihnen die jeweiligen Räumlichkeiten gern bei einem Termin vor Ort zeigen.

Abteilung für Öffentlichkeitsarbeit / Veranstaltungsmanagement

Hier können Sie die Räumlichkeiten der Alten Mensa, der Historischen Sternwarte, des Heyne-Hauses oder das Tagungszentrum an der Historischen Sternwarte anfragen. Den entsprechenden Link mit weiteren Informationen finden Sie hier.

Historisches Gebäude der SUB Göttingen

Im Historischen Gebäude der SUB steht Ihnen die Paulinerkirche, der Alfred-Hessel-Saal und ein Vortragsraum zur Verfügung. Weitere Informationen zu den Räumen finden Sie hier.

Zentrale Raumverwaltung

Die Zentrale Raumvergabe verwaltet Räume am Zentralcampus oder am Waldweg 26 und ist Ansprechpartner für alle anderen Gebäude (außer den vorgenannten) der Universität. Die Kontaktdaten finden Sie hier.

Über alle Veranstaltungen, außer Lehre und Forschung, benötigen die zuständigen Stellen eine Information über Art und Ort der Veranstaltung, Datum und Uhrzeit sowie die Anzahl der Personen. Sollten weitere Informationen notwendig werden, informieren wir Sie frühzeitig.

Um einen guten Informationsfluss zu gewährleisten, informieren wir weitere Bereiche über die bevorstehenden Veranstaltungen. Dies sind in der Regel die Hausmeisterdienste, der Reinigungsdienst sowie unsere Störmeldezentrale und das Notfallmanagement.

Somit sind wichtige Bereiche der Universität informiert, falls Sie noch kurzfristige Wünsche vor Ort haben, ob der Reinigungsdienst ggf. etwas mehr Zeit einplanen muss, und am Wichtigsten, wo Sie sich aufhalten, falls ein Notfall eintritt.

Auf der Website für Veranstaltungsräume können Sie die einzelnen Gebäude anklicken und erhalten nähere Informationen. Auf den jeweiligen Seiten finden Sie den Lageplan, Bilder und einen Raumantrag. Diesen füllen Sie bitte aus und senden den Antrag an die jeweilige zuständige Stelle.

Welchen Titel trägt Ihre Veranstaltung und wer ist der/die verantwortliche Person?

Wir benötigen das Datum und die Uhrzeit Ihrer Veranstaltung. Für mehrtägige Veranstaltungen bitten wir um diese Daten pro einzelnen Veranstaltungstag. Bitte geben Sie auch die Zeiten an, die für den Auf- und Abbau benötigt werden.

Wir benötigen die Angabe der Gesamtpersonenzahl. Das umfasst Sie als Veranstalter*in mit Ihrem Organisationsteam, Ihre Gäste sowie alle weiteren Personen wie z. B. Caterer, die für Ihre Veranstaltung vor Ort sein werden.

Ist eine Verpflegung der Gäste vorgesehen? Ist eine Ausstellung, Messe oder ähnliches vorgesehen?

Gibt es eine Kooperation mit der Universität Göttingen? Falls ja, legen Sie uns bitte die inhaltliche Gestaltung dar und welche Einrichtung das wirtschaftliche Risiko trägt.

Wir prüfen die Verfügbarkeit der jeweiligen Räume. Sind die gewünschten Räume zur Nutzung frei, erstellen wir Ihnen ein Angebot für die Raum- und/oder Flächennutzung. Mit der Annahme des Angebotes erfolgt die Buchung der gewünschten Räume und Sie erhalten eine Buchungsbestätigung.

Sind die Räume schon anderweitig belegt, können wir Ihnen gern mögliche Alternativen nennen.

Grundsätzlich sollten Sie Ihre Veranstaltung so früh wie möglich anmelden. Bei kurzfristigen Anmeldungen (wenige Tage vor dem Termin), können wir eine sichere Planung Ihrer Veranstaltung nicht garantieren und müssen die Anfrage ggf. leider ablehnen.

Ist Ihre Veranstaltung schon angemeldet und bestätigt, benötigen wir für gewünschte Zusatzleistungen wie ein Hausmeisterdienst, extra Stromversorgung, eine extra Reinigung oder ähnliches eine Vorlaufzeit von mind. 2 Wochen.

Bitte beachten Sie, dass Veranstaltungen ab 200 Teilnehmer*innen gesonderte Leistungen erforderlich machen können. Dies kann ein Sanitäts- und/oder ein Sicherheitsdienst sein sowie eine Brandsicherheitswache. Um diese Dienste anzufragen, sollten Sie mind. mit einer Frist von 8 Wochen planen.

Im Bereich der zentral verwalteten Räume (Zentralcampus und andere Gebäude) sind größere Veranstaltungen nur in der vorlesungsfreien Zeit möglich. Die zentralen Räume sind primär mit den Lehrveranstaltungen belegt und bieten hier während der Vorlesungszeiten kaum Spielraum zu einer anderweitigen Nutzung. Eine Übersicht der Semestertermine finden Sie hier.

Die Universität bietet diverse Zusatzleistungen an. Diese sind je nach Örtlichkeit Ihrer Veranstaltung unterschiedlich. Wenn Sie eine extra Stromversorgung z. B. für ein Catering benötigen, WLAN-Zugang für Ihre Gäste, einen Wachdienst für Ihre Ausstellung, eine zusätzliche Reinigung oder ähnliches, wenden Sie sich bitte mit dem konkreten Bedarf an die zuständige Stelle.

Auf Anfrage können wir Ihnen je nach der Verfügbarkeit auch Klapptische, Stühle und Stellwände zur Verfügung stellen.

Sie möchten Ihren Gästen nur Kaltgetränke, Gebäck, Kuchen oder andere Kaltspeisen anbieten? Dann benötigen wir ggf. nur eine Information, ob Sie hierfür Tische ausleihen möchten.

Möchten Sie Heißgetränke oder warme Speisen anbieten, ist es unter Umständen notwendig, dafür die Brandmeldeanlagen abzuschalten. Dies kann mit den Kosten für eine Brandsicherheitswache verbunden sein. Bitte stimmen Sie sich für diesen Fall immer mind. 2-3 Wochen vor dem Termin mit der zuständigen Stelle ab.

Planen Sie von externen Anbieter Essen- und/oder Getränkestände, Foodtrucks oder ähnliches anzubieten, stimmen Sie sich frühzeitig mit der zuständigen Stelle ab, ob die nötigen Flächen dafür gegeben sind. Die jeweiligen Anbieter müssen gegenüber der Universität eine Genehmigung für den Standbetrieb vorweisen können (Betriebserlaubnis).

Brandschutz
In allen Gebäuden der Universität Göttingen gilt ein absolutes Rauchverbot. Dies beinhaltet auch Brennpasten, Kerzen sowie sonstige offenen Flammen. Eingebrachte Elemente, Dekorationen oder sonstige Aufbauten müssen mind. B1 „schwer entflammbar“ sein.

Die Brandschutzordnung finden Sie hier.

Flucht- und Rettungswege
Alle Flucht- und Rettungswege innerhalb und außerhalb der Gebäude sind grundsätzlich frei zu halten. Es ist sinnvoll, uns im Vorfeld Ihrer Veranstaltung einen Standplan zuzusenden. So können wir frühzeitig mit Ihnen die Standflächen abstimmen und ggf. notwendige Korrekturen vornehmen. Eine Vorlage können wir Ihnen für den jeweiligen Standort gern zur Verfügung stellen.

Müllentsorgung
Die vorhandenen Container für die Müllentsorgung stehen grundsätzlich nicht für Veranstaltungen zur Verfügung. Je nach zu erwartenden Müllaufkommen können wir Ihnen gern einen separaten Container für Ihre Veranstaltung bestellen. Die Kosten tragen Sie als Veranstalter*in.

Für Veranstaltungen ab 200 Personen, Messen oder Ausstellungen sowie für sonstige Aufbauten die außerhalb der regulären Raum- und Flächennutzung liegen, ist eine kostenpflichtige Sicherheitsabnahme notwendig. Im Einzelfall beraten wir Sie gern.

Bei der Sicherheitsabnahme wird zum Beispiel geprüft, ob die Stände, Bühnenelemente oder ähnliches ordnungsgemäß aufgebaut wurden, ob notwendige Genehmigungen vorliegen und die Flucht- und Rettungswege frei sind.

Liegt Ihr Veranstaltungsbeginn außerhalb der Dienstzeiten der zuständigen Stellen, beauftragen wir ein externes Unternehmen. Die Kosten hängen von der Art Ihrer Veranstaltung ab und können somit variieren. Diese Kosten müssen Sie als Veranstalter*in tragen, gern können wir Ihnen hierzu Informationen im Kostenvoranschlag zukommen lassen.

Die vorhanden Lagermöglichkeiten werden von der Universität selbst genutzt und bieten leider keinen Spielraum, größere Mengen an Material für Veranstaltungen anzunehmen.

Bitte beachten Sie bei der Planung Ihrer Veranstaltung, dass eine Anlieferung von Material, Ausstellungsgegenständen und ähnlichem, möglichst zu Veranstaltungsbeginn bzw. am Aufbautag erfolgt. Zur Abstimmung wenden Sie sich bitte an die zuständige Stelle.

ACHTUNG: unangemeldete Lieferungen bzw. falsch adressierte Lieferungen können wir nicht annehmen.

Die Haftung für gelagerte Materialien tragen Sie als Veranstalter*in.

Die Parkflächen rund um die Universitätsgebäude sind Mitarbeiterparkflächen. Diese stehen für Veranstaltungen nicht zur Verfügung.

Zum Be- und Entladen können die jeweiligen Gebäude angefahren werden. Eine Zufahrt können wir Ihnen mit den Angaben über die Fahrzeuge (amtl. Kennzeichen) gern ermöglichen.

Ihre Gäste bitten wir, auf die öffentlichen Parkflächen auszuweichen.