Elektronische Studierendenakte (ESA)

Die Elektronische Studierendenakte der Universität Göttingen, kurz ESA, wurde im Rahmen der kontinuierlichen Weiterentwicklung der Studierendenverwaltung und Digitalisierung in Studium und Lehre eingeführt und ging im August 2015 an der Georg-August-Universität Göttingen live. Sie dient neben der elektronischen Verwaltung und Archivierung von Bewerbungs-, Studierenden- und Prüfungsdokumenten, und dem damit einhergehenden Mehrwert für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, insbesondere der Verbesserung des Services für Bewerberinnen und Bewerber sowie für Studierende. Sie bezieht sich auf den gesamten studentischen Lebenszyklus, beginnend von der Studienplatzbewerbung bis hin zur Exmatrikulation und darüber hinaus. Hierfür werden nicht zuletzt vorhandene Prozesse und Arbeitsabläufe, unter Berücksichtigung und gegebenfalls Anpassung der rechtlichen Voraussetzungen, kontinuierlich modernisiert und digitalisiert.

Die Elektronische Studierendenakte dient als Pilotprojekt zur Einführung eines an der Universität Göttingen geltenden Standards eines Dokumenten-und Workflow-Management-Systems (DMS), auf welches bei zukünftigen Digitalisierungsprojekten in der zentralen und dezentralen Verwaltung zurückgegriffen werden kann.

Ziele der Elektronischen Studierendenakte

• Optimierung des Services und der Kommunikation zwischen den
  Studierenden und den Bereichen der Studierendenverwaltung


• Elektronischer Bewerbungs- Zulassungs- und Immatrikulationsprozess
  für die an der Universität Göttingen angebotenen Studiengänge


• Digitalisierung der Prüfungsverwaltung auf Dokumentenebene (Bspw.
  Einsatz von elektronischen workflowbasierten Antragsformularen)


• Einfache und schnelle sowie ortsunabhängige Suche der in der elektronischen
  Akte enthaltenen Dokumente, in Abhängigkeit der Zugriffsrechte


• Verringerung von Wiedervorlagen und Reduzierung der Fragen zum Bearbeitungs-
  stand eines Vorgangs, durch automatisierte workflowbasierte Information an
  Mitarbeiter, Studieninteressierte und Studierende


• Digitale Verwaltung, revisionssichere Archivierung und Historisierung studierenden-
  relevanter Dokumente


• Verringerung des benötigten Archivierungsraums


• Nebeneffekt: Ressourceneinsparung und Schutz der Umwelt