Anregungen, Vorschläge und Empfehlungen, den Schriftwechsel innerhalb der Universität einheitlich und aktueller zu gestalten
Die DIN 5008 wurde im Normenausschuss Bürowesen in Berlin von einem Arbeitsausschuss als „Regeln für die Textverarbeitung“ überarbeitet. Die DIN 5008 erhebt den Anspruch, Empfehlungen zu geben, mit denen sich Schriftstücke lesefreundlich, zweckmäßig und übersichtlich gestalten lassen. Diese Norm legt nicht fest, was zu schreiben ist, sondern wie. Es ist empfehlenswert auf ein einheitliches Erscheinungsbild unserer Korrespondenz zu achten. Aus diesem Grund haben wir unsere bisherigen Anregungen für den Schriftwechsel innerhalb unserer Universität überarbeitet und nachfolgend einige Beispiele aufgeführt. Zahlen/Gliederung von Nummern
- Zahlen sollen dreistellig mit Leerzeichen gegliedert werden. Bei Zahlen mit Komma erfolgt die Gliederung in Dreiergruppen rechts und links des Kommas.
Beispiel:
• 2 000 Stück
• 50 000 000 Einwohner
• 2 000 Stück
• 89 000 Stück
• 0,563 34
Die Gliederung mit Punkt ist nur bei Geldbeträgen empfohlen: 2.000,50 €, 2.000 €
Die Bankleitzahl wird wie folgt untergliedert: BLZ 416 700 27 (Dreierblock, leer, Dreierblock, Leer, Zweierblock)
Für internationale Angaben gilt folgende Schreibweise: fünfmal Vierergruppe, zweimal Zweiergrupe: IBAN DE 89 1234 4762 4758 1234 00
Postleitzahlen werden nicht gegliedert.
Postfachnummern werden zweistellig von rechts gegliedert: Postfach 3 22 63, Postfach 12 45 68
Telefonnummern/Faxnummern werden nicht mehr gegliedert: 23438 oder 123456
Die Klammer um die Vorwahlnummer entfällt. Die Vorwahl wird durch ein Leerzeichen kenntlich gemacht: 0551 123456, 0551 78923
Durchwahlnummern werden lediglich durch einen Bindestrich getrennt: 0551 39-4311, 0551 39-12345
Telefonnummern im Schriftverkehr mit dem Ausland werden wie folgt angegeben: +49 30 588459-258 (mit dem +49 entfällt die 0 der Vorwahl)
Das Datum kann wie folgt geschrieben werden:
04.01.2010 (ohne Leerzeichen)
04.11.10 (ohne Leerzeichen)
4. November 2010
4. Nov. 2010
05-11-10
(bitte nicht: 04. Januar 2010, sondern entweder 04.01.10 oder 4. Januar 2010)
- Folgen zwei oder mehr Abkürzungen hintereinander, so erfolgt nach jeder Abkürzung ein Leerzeichen. Bei Ausschreibung wären es auch zwei oder drei Wörter: zum Beispiel, und anderes mehr, zu Händen, im Auftrag, in Vertretung.
Beispiel:z. B., u. a. m., z. H., i. A., i. V. | Ausnahme: usw., usf., ppa.
Wird eine Abkürzung buchstäblich oder wie ein selbständiges Wort gesprochen, so ist sie ohne Punkt und ohne Leerzeichen zu schreiben. Beispiel: AG, HGB, SOS, KG, DIN Um einen unerwünschten Zeilenumbruch innerhalb der Abkürzung zu vermeiden, sollte ein geschütztes Leerzeichen verwendet werden.
- Das Anschriftenfeld hat neun Zeilen. Die Leerzeile in der Adresse (zwischen Straßennamen und Ort) entfällt.
Die ersten drei Zeilen sind für Zusätze und Vermerke vorgesehen (ohne Leerzeile zur Anschrift). In den weiteren sechs Zeilen folgt die Anschrift.
Beispiel: 1 2 3 Persönlich/vertraulich 4 Herrn 5Professor Dr. Kurt Müller 6 Universität München 7 Veilchenstr. 25 8 83334 München 9
- Die Auslandsanschrift entspricht im Wesentlichen der inländischen Anschrift.
- Keine Leerzeilen in der Anschrift
- Kein Länderkennzeichen vor der Postleitzahl (D-37073 Göttingen o. ä.)
- Der Ort wird – wenn möglich – in der Landessprache und in Großbuchstaben geschrieben: „LIEGE“, „FIRENZE“ oder „MELBOURNE VIC“
- Das Bestimmungsland steht ohne Leerzeile in deutscher Sprache in Großbuchstaben unterhalb des Bestimmungsortes „BELGIEN“; „ITALIEN“ oder „AUSTRALIEN“
Es gelten folgende Regeln:
Beispiel: 1 2 3 4 Madame 5 Clodette Linton 6 Rue du Cheval 13 7 53454 LIEGE 8 BELGIEN 9
- Auf das Wort „Betreff“ wird verzichtet. Der Betreff ist eine kurze Inhaltsangabe und kann fett gedruckt werden.
Danach ist 3 x zu schalten (= 2 Leerzeilen)
- Die Anrede wird mit einem Komma abgeschlossen (nur noch selten: Ausrufezeichen).
Danach ist 2 x zu schalten (= 1 Leerzeile)
Beispiel:
Sehr geehrte Frau Meier,
•
• Text
- „Professor“, „Professorin“ oder „Prof.“ muss vor dem Namen stehen (auch bei dem Adressfeld).
- Briefe sollten wegen der Lesbarkeit und wenn möglich mit den Schriftgrößen „11“ oder „12“ einzeilig oder Zeilenabstand 1,15, 1,5 (je nach gesamten Brieftext) geschrieben werden. Lediglich bei sehr kurzen Texten empfiehlt es sich aus optischer Sicht den Zeilenabstand auf 1,5 oder 2,0 zu erhöhen.
Ob mit sog. „Flatterrand“ oder als „Blocksatz“ bleibt dem optischen Eindruck überlassen.
Für Absätze ist 2 x zu schalten (= 1 Leerzeile). Der Brief wird insgesamt übersichtlicher.
- Die Grußformel ist durch 2 x schalten (= 1 Leerzeile) vom übrigen Text abzusetzen.
Vor und nach „i. A.“ oder „i. V.“ ist 2 x zu schalten (= je 1 Leerzeile)
Beispiel:
Mit freundlichen Grüßen
•
• i. A.
•
• Hubert Meier
- Nach der Grußformel ist 4 x zu schalten (= 3 Leerzeilen). Der Name wird nicht in Klammern gesetzt (= veraltet).
Ein Briefabschluss ist freundlicher und informativer, wenn auch der Vorname angegeben wird.
Beispiel:
Prof. Xaver Müller
- Nach der Namenswiedergabe ist 2 x zu schalten (= 1 Leerzeile) und darunter ggf. die Anlagen aufzuführen.
Beispiel:
Anlage
Aufstellung
- Der Verteilervermerk folgt dem Anlagevermerk (oder der Namenswiedergabe) nach 2 x schalten (= 1 Leerzeile). Die Hervorhebung der Überschrift durch Unterstreichen ist nicht mehr üblich, hervorgehoben werden kann durch Fettschrift. Verteilervermerke, die in der Geschäftsordnung der Universität geregelt sind, sind hiervon unabhängig.
Beispiel:
Verteiler
P
VPH
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